RSS
Haku
RSS-linkki
Kokousasiat:https://vaala.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30
Hae kokousasioista
Kunnanhallitus
Pöytäkirja 04.11.2026/Pykälä 216
| Edellinen asia | Seuraava asia |
Vaalan kunnan arkistoaineiston puhdistuksen ja siirron hankinta
Khall 04.11.2026 § 216
306/02.08.01.00/2025
Valmistelija Tiedonhallintasihteeri Veeti Varis
puh. 0400 855 917, sähköposti: veeti.varis@vaala.fi
Hallintojohtaja Ari Niskanen
puh. 0400 855 924, sähköposti: ari.niskanen@vaala.fi
Peruste Hallintosääntö § 20
Vaalan kunnan uusi kunnanvirasto on otettu käyttöön syksyllä 2025. Kunnan paperisen arkistoaineiston säilytystilat sijaitsevat kuitenkin edelleen vanhalla kunnanvirastolla. Arkistoaineisto on tarkoitus seuloa, puhdistaa ja siirtää uuden kunnanviraston arkistotiloihin vuoden 2026 aikana. Kokonaisuuden toteuttamiseen on tehty vuoden 2025 tilinpäätöksessä 55 000 euron varaus.
Kunta vastaa omana työnään arkistoaineiston seulonnasta ja organisoinnista. Arkistoaineiston puhdistus ja siirtäminen toteutetaan ulkopuolisena palveluhankintana alan ammattilaiselta. Aineiston puhdistus toteutetaan vanhaan kunnanvirastoon perustettavassa eristetyssä tilassa.
Hankinnan valmistelun yhteydessä kunta kartoitti markkinoilla saatavilla olevia palveluita ja mahdollisia palveluntarjoajia. Tarjouspyyntö lähetettiin viidelle yritykselle, joista kolme jätti tarjouksen määräaikaan mennessä.
Tarjouspyynnössä keskeiseksi valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaishinta. Lisäksi tarjousten arvioinnissa painotettiin toteutusratkaisun toimivuutta ja tehokkuutta, toteutuksen vaivattomuutta tilaajan näkökulmasta sekä tarjoajan ammattitaitoa, kokemusta ja referenssejä vastaavista toimeksiannoista.
Tarjouspyynnössä puhdistettavan ja siirrettävän arkistoaineiston määräksi arvioitiin noin 700 hyllymetriä kunnan viimeisimmän selvityksen perusteella. Tarjouspyynnön laatimishetkellä arkistoaineiston seulonta oli vielä kesken, minkä vuoksi lopullinen puhdistettava ja siirrettävä aineistomäärä ei ollut tiedossa. Tarjouspyynnön kohdassa 3.1 on virheellisesti mainittu aineiston määräksi 600 hyllymetriä. Tarjouspyynnön hankinnan kohdetta ja hinnoittelua koskevissa kohdissa määräksi on kuitenkin ilmoitettu noin 700 hyllymetriä. Saadut tarjoukset kattavat tarjouspyynnössä hinnoittelun perusteeksi ilmoitetun noin 700 hyllymetrin kokonaisuuden.
Tarjousten vertailu on toteutettu tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Kokonaishinnan lisäksi vertailussa on huomioitu tarjottujen ratkaisujen toimivuus ja tehokkuus, kunnalta edellytettävät järjestelyt sekä tarjoajien kokemus vastaavista toimeksiannoista.
Tarjousten kokonaisvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi on arvioitu Niemi Palvelut Oy:n tarjous.
Tarjousten vertailu:
Tarjoaja | Niemi Palvelut Oy | Suomen Muuttofirma Oy | SOL Palvelut Oy |
Kokonaishinta (alv 0 %) | 23 800 € | 36 800 € | 79 470,12 € |
Toteutusratkaisun toimivuus ja tehokkuus | Tarjouspyynnön mukainen ja tarkoituksenmukainen toteutus. Arvioitu työn kesto 3–4 työpäivää. | Tarjouspyynnön mukainen ja tarkoituksenmukainen toteutus. Arvioitu työn kesto 15 työpäivää. | Tarjouspyynnön mukainen ja tarkoituksenmukainen toteutus. Arvioitu työn kesto 35 työpäivää. |
Kunnalta edellytettävät järjestelyt | Tavanomaiset tilojen käyttöön ja aineiston sijoittamiseen liittyvät järjestelyt. | Tavanomaiset tilojen käyttöön ja aineiston sijoittamiseen liittyvät järjestelyt. | Tavanomaiset tilojen käyttöön ja aineiston sijoittamiseen liittyvät järjestelyt. |
Kokemus vastaavista projekteista | Riittävä kokemus vastaavista projekteista | Riittävä kokemus vastaavista projekteista | Riittävä kokemus vastaavista projekteista |
Huom. Hankinnan kokonaisuuden toteutusaikatauluun vaikuttavat olennaisesti tarjoajan hankkeeseen osoittamat henkilöstöresurssit.
Esittelijä Kunnanjohtaja Kärkkäinen Minna Vaalan kunta
Päätösesitys Kunnanhallitus päättää valita Vaalan kunnan arkistoaineiston puhdistuksen ja siirron palveluntuottajaksi Niemi Palvelut Oy tarjouksen mukaisesti kokonaishintaan 23 800 euroa (alv 0 %).
Hankinnasta tehdään erillinen kirjallinen sopimus. Hankintapäätös ei vielä muodosta sopimusta, vaan sopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Päätös Hyväksyttiin
| Edellinen asia | Seuraava asia |