Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 163

Khall 19.06.2023 § 163  

85/02.08.00.01/2023  

Valmistelija Tiedonhallintasihteeri Minna Korhonen puh. 0400855917,  minna.korhonen@vaala.fi

Kunnassa on käytössä Innofactorin tuottama Dynasty-asianhallintajärjestelmä kunnan virallisten viranomaisen toiminnan julkisuuden vaatimuksien toteuttamista varten.

Tästä johtuen kunnan virallinen viranomaisten asian- ja asiakirjojen käsittelyn toiminnallisuuksien keskittäminen yhteen järjestelmään olisi perusteltua. Tästä johtuen eräiden lisämoduulien hankkiminen tähän yhteyteen olisi perusteltua.

Alla on eritetlty tarkemmin tietoa sovellusmoduuleista ja niiden käyttötarkoituksesta.

Azure-pilvipalvelut Dynastyn käyttöympäristöön

 Tämä on Innofactorin hallinnoima Dynasty-käyttöpalvelu Azure-ympäristössä.

Erilaiset perustelut tukevat Dynastyn viemistä Azure-pilvipalveluun: tekniset vaatimukset ja mahdollisuudet, korkea tietoturvan ja tietosuojan taso, kohtuulliset kokonaiskustannukset sekä yhteen toimivuus muiden yleisten pilvipalveluiden kanssa. Vertailukelpoisuus käyttöpalveluiden kokonaiskustannusten sekä välittömien kustannusten lisäksi myös todellisten välillisten kustannusten vertailussa huomioon otettava kannattavuus.

Kunta saisi hankinnan tehtyä kaikki yhden palvelun tuottajan hallitsemaan ympäristöön kaikki Dynastyyn liittyvät toiminnot mm. kustannuksien vähentämisen kannalta, järjestelmäpäivityksien joustavuuden sekä toiminnallisuuksien valvonnallisten etujen tukemiseksi.

Järjestelmän erillinen ylläpito IT-palvelujen konesaleissa poistuisi.

Dynasty yhteystietorekisteri

 Yhteystietosovelluksella ylläpidetään eri sidosryhmien haluttuja yhteystietoja (esim. nimet, osoitteet, erilaiset puhelinnumerot, sähköpostit yms). Ohjelmistolla hallitaan erilaiset jakelut ja hoidetaan yhteydet sähköpostiin.

 Kunnassa ei ole tällä hetkellä yhteystietojen tallentamispaikka. Sovelluksen hankinnan myötä hyötyisimme viranomaistoiminassa käytettävien yhteystietojen yhteiskäyttämisen keskitetty rekisteri.

Sidonnaisuusrekisteri

 Ohjelmisto on tarkoitettu kunnan luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuuksien hallintaan.

 Kunnan viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden tulee tehdä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

 Kuntalaissa kuvatun kunnan luottamushenkilön ja johtavan viranhaltijan tulee ilmoittaa johtotehtävistään, luottamustoimistaan sekä merkittävästä varallisuudesta ja muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä tehtävien hoitamisessa.

 Rekisteri toimii verkossa palveluna, johon em. luottamushenkilöt ja viranhaltijat kirjautuvat täyttämään vaadittuja tietoja. Rekisterissä on työnkulku pääkäyttäjille ja tarkastuslautakunnalle, minkä jälkeen käsitellyt sidonnaisuudet julkaistaan samassa verkkopalvelussa julkisesti.

Palvelu täyttää korkeat vaatimukset vahvasta tunnistautumismenetelmästä (laki vahvasta sähköisestä tunnistautumisesta ja sähköisistä luottamus-palveluista, 533/2016). Palveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksella, jossa henkilö valitsee itselleen parhaiten soveltuvan tunnistustavan, esimerkiksi pankkitunnisteen tai mobiilivarmenteen.

Sähköinen allekirjoitus (Dynasty)

 Innofactor Allekirjoituspalvelu on selaimella käytettävä SaaS-palvelu, jossa voi tehdä kehittyneitä ja hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia.

 Allekirjoituspalvelu sopii sekä sisäisiin että kolmannen osapuolien allekirjoitusta vaativiin ulkoisiin sähköisiin allekirjoituksiin. Innofactor Allekirjoituspalvelussa voidaan allekirjoittaa Dynastyn viranhaltijapäätökset, asiakirjahallinnan yleisasiakirjat, kokoushallinnan pöytäkirjat ja sopimushallinnan sopimukset. Allekirjoituksen käyttöliittymä on toteutettu ns. responsiivisesti, joten se toimii kaikenkokoisilla päätelaitteilla.

 Allekirjoituksen käyttöliittymä on toteutettu ns. responsiivisesti, joten se toimii kaikenkokoisilla päätelaitteilla. Allekirjoitus toimii yleisimmillä selaimilla eikä vaadi lisäosia.

 Kunnassa on Canon esing käytössä asiakirjojen allekirjoittamista varten. Käytännöllisyyksien vuoksi olisi suotavaa ottaa käyttöön tämä palvelu asiakirjojen tallentamisen, käytettävyyden toteuttamiseksi ja kustannusten pienentämiseen vuositasolla. Tällöin Canonin palvelun voisi lakkauttaa.

Suomi.fi viesti-palvelun integraatio

 Tämä tarjous sisältää hintatiedot Dynastyn integraatiosta suomi.fi viestit -palveluun.               Suomif.fi-viestit on viestikanava, joka on suunniteltu julkishallinnon ja kansalaisten väliseen viestintään. Yleinen palvelunkuvaus löytyy seuraavasta osoitteesta: https://palveluhallinta.suomi.fi/fi/sivut/viestit/esittely

 Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot voivat lähettää asiakkaille viestien liitteenä esimerkiksi päätöstietoja ja muita dokumentteja. Viestit-palvelussa viestit kulkevat aina salattuina ja niitä pääsee lukemaan vain vahvasti tunnistautuneena (pankkitunnus, mobiilivarmenne tai varmennekortti), joten palvelun käyttö on turvallista.

 Viestit-palvelun käyttäjä saa ilmoituksen digitaaliseen postilaatikkoonsa saapuneesta viestistä sähköpostilla tai mobiilisovelluksella nopeasti ajasta ja paikasta riippumatta. Viestimäärää palvelussa ei ole rajoitettu ja ne säilyvät siellä toistaiseksi. Liitetiedostot poistetaan viiden vuoden kuluttua niiden vastaanottamisesta. Palvelun käyttäjää tiedotetaan ennen liitteiden poistamista.               Integraatio Dynastyyn toimii kaksisuuntaisesti siten, että käyttäjä voi lähettää Jakelutoiminnolla esim. päätöksen tain muun asiakirjan suomi.fi viestit-kanavaan.

Asiointipalvelu Dynasty:n kautta

 Tämän sovellusmoduulihankintaa tulee tulevaisuuden varalla tukemaan Suomi.fi viestinnän toimintaa viranomaisen ja asiakkaiden välillä.

Esittelijä Vs. Kunnanjohtaja Niskanen Ari

Päätösesitys Kunnanhallitus päättää hankkia asianhallintajärjestelmään seuraavat lisäosat liitteiden tarjousten mukaisesti: Azure-pilvipalvelut Dynastyn  käyttöympäristöön, Dynasty yhteystietorekisteri, sidonnaisuusrekisteri, Dynastyn sähköinen allekirjoitus, Suomi.fi viesti-palvelun integraatio ja asiointipalvelu Dynasty:n kautta

 Tiedonhallintasihteeri Minna Korhonen saapui kokoukseen esittelemään asiaa ja poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa, klo 15-15.30.

Pykälän käsittely keskeytettiin 15.30-17.35

Päätös Hyväksyttiin