Elinvoimalautakunta
Pöytäkirja 22.03.2023/Pykälä 46

Elinvltk 22.03.2023 § 46  

81/10.03.02.00/2023  

Valmistelija Tiedonhallintasihteeri Minna Korhonen, puh. 0400 855917,  minna.korhonen@vaala.fi

Peruste Arkistolaki 831/23.9.1994

Kunnan tehtävä on huolehtia asiakirjojen arkistoimisessa niiden koko elinkaaren ajan. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. (ArkL 831/1994 § 7)

Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää. (ArkL 831/1994 § 11-12) Näiden määräysten mukaiset tilat on kunnan toteutettava asiaan kuuluvalla tavalla.

(Määräys- ja ohjeet arkistotiloista AL/19699/07.01.01.00/2012)

Vaalan kunnalla on useita arkistoja kunnan virastolla sekä terveyskeskuksessa. Kunnan tehtävä on ottaa vastaan myös kunnan omien arkistonmuodostajien pitkäaikais- ja pysyvästi säilytettäviä aineistoja arkistoitavaksi. On myös huolehdittava siitä, että myös määräaikais-aineiston säillytettävyydestä arkistonmuodostajan tiloissa tai sopia mahdollisesta arkistoimisesta kunnan muissa arkistotiloissa.

Pitkäaikais- ja pysyväisaineistojen säilyttämisen kriteerien mukaisia arkistotiloja ei ole mahdollista järjestää arkistonmuodostajien toimintayksiköihin, eikä tämä ole tarkoituksen mukaista koska kunnalla on yleensä vain keskitetysti virastontiloissa tai muualle mahdollisesti rakennetussa paikassa virallinen kunnan arkistotila.

Tällä hetkellä virastotalolla olevat pysyväisarkistot on rakennettu tiloihin, jotka eivät ole suunniteltu tähän käyttöön. Kunnalla on tällä hetkellä tilanne, että arkistotilat käyvät pieneksi hyvinvointialueen tulon myötä ja aineistojen keskittämisestä riippuvista syistä.

Nykyinen tilanne on se, että tarvitsemme uuden mitoitukseltaan tarpeenmukaisen arkistotilan nykytilanteen sekä tulevien arkistonmuo-dostajien asiakirjojen arkistoimiseksi. Vanhojen arkistotilojen remontoi-minen on usein hyvin kallista ja ei ole näin ollen kannattavaa, mikäli remontoitavan kohteen käyttöikä, käytettävyys- sekä rakenteellinen kestävyys on taattua siten, että asiakirjat voidaan säilyttää kohteen tiloissa tarvittavan ajan vahingoittumatta. On otettava huomioon, että työskentely tiloissa on turvallista. Mikäli, asiakirjoja säilytetään sisäongelmaisissa tiloissa tai muulla tavalla asiakirjoille haitallisissa tiloissa mm. lämpötilaltaan sopimattomissa tai kosteusvaurioisissa tiloissa tuo lisää kustannuksia koska asiakirjat vaurioituvat ja niiden puhdistamisen toimenpiteet ovat kalliitta toteuttaa tai pahimmassa tapauksessa asiakirjat tuhoutuvat tilojen puutteiden vuoksi.

Uuden arkistotilan rakentaminen mahdollisesti uuden kohteen yhteyteen on kustannuksiltaan kannattavampaa ja käyttöiältään pysyvämpi ratkaisu.

Esittelijä Tekninen johtaja Kaikkonen Matti

Päätösesitys esitän, että elinvoimalautakunta päättää 1. että kartoitetaan tilatarve uudelle pysyväisarkistolle ja 2. että toteutetaan suunnittelu- sekä kartoitusprojekti tilaratkaisuksi ja 3. että selvitetään vaihtoehtoratkaisut kustannusvertailuneen uudisrakennus tai uudisrakennuksen yhteyteen.

Teknisen johtajan poissa ollessa vs. tekninen johtaja Pentti Väänänen  toimi asian esittelijänä.

Päätös Hyväksyttiin

Asiantuntija Minna Korhonen esitteli asian. Minna Korhonen liittyi kokoukseen klo 17.35 asian esittelyn ajaksi ja poistui kokouksesta klo 18.09.