Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.12.2022/Pykälä 277

Khall 05.12.2022 § 277  

228/00.01.01.03/2022

Valmistelija Tiedonhallintasihteeri Minna Korhonen, 0400 855 917, minna.korhonen@vaala.fi

Asianhallinta on viranomaistyössä käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen suunnitelmallista ja yhdenmukaista hallintaa. Viranomaisen on pidettävä luetteloa käsiteltäväksi annetuista tai otetuista, ratkaisuista ja käsitellyistä asioista.

Asianhallinnan avulla viranomainen toteuttaa julkisuusperiaatteen ja lainmukaisen asiankäsittelyn vaatimuksia. Vaalan kunnan on käytössä asianhallintajärjestelmä, jolla hallitaan asioiden ja asiakirjojen vireille tuloa, käsittelyvaiheita, asioiden valmistelua ja päätöksentekoa.

Tavoitteena on lähitulevaisuudessa ottaa käyttöön sähköinen arkisto.

Asiarekisterin ylläpitäminen mahdollistaa asioiden seurannan, ja että asiat ja niihin liittyvät asiakirjat ovat löydettävissä. Rekisteristä tulee voida vaivatta antaa tieto siihen tehdyistä julkisista merkinnöistä tietopalvelu-pyynnön tekijälle.  Asian valmisteluprosessiin voi kuulua erilaisia toimenpidetason käsittelyvaiheita, kuten asiakirjan siirtäminen, tiedon, lausunnon tai selvityksen pyytäminen, antaminen, täydentäminen, kuuleminen ja allekirjoittaminen. Hallintoasia päättyy yleensä ratkaisuun, joka ei aina ole välttämättä päätös, vaan se voi olla myös asiakirjan toimittaminen toiselle viranomaiselle.

Vaalan kunta arkistonmuodostajana on velvollinen ylläpitämään asiarekisteriä, joka sisältää valmistelussa olevat ja jo käsitellyt asiat. Kunnassa vireille tuleva asia tulee kirjata eli rekisteröidä asianhallinta-järjestelmään, ellei tehtävää tai palvelua varten ole käytössä erityisrekisterinä toimivaa tietojärjestelmää.

Asioiden käsittely voi myös venyä, olla monivaiheinen tai tulee toteuttaa seurantaa pitemmän aikaa. Vaalan kunnassa ei ole ollut aikaisempaa määritystä kuinka kauan asianhallintaan kirjataan yhtäjaksoisesti.

Kirjaamiskauden pituus on hyvä määritellä asioiden valvonta- ja seurantavelvoitteisesti pitemmäksi kuin 1 vuosi.

Ongelmana on liian lyhyen ajanjakson kirjauksissa se, että asiat eivät pysy kokonaisina ja näin ollen käsitteleminen moninkertaistuu ja on myös riskinä tietojen antamisen virheellisyys.

Meillä on asianhallinnassa kaikkien asioiden käsittely, joten kirjaamiskausi tulee rinnastaa käsittely-, valvonta- ja seuranta-aikojen mukaisesti.

Esittelijä Kunnanjohtaja Raiskila Miira

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että asianhallinnan kirjaamiskauden pituudeksi määrätään  5 vuotta.             

 Päätös: Hyväksyttiin

 ______