Kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 22.06.2022/Pykälä 76

Khall 31.05.2022 § 141 

Valmistelija Hallintojohtaja Ari Niskanen, 0400 855 924, ari.niskanen@vaala.fi

 Kunnanjohtaja Miira Raiskila, 0400 855 920, miira.raiskila@vaala.fi

 Oulunkaaren kuntayhtymän kuntapalvelutoimisto tuottaa jäsenkunnille talous-, henkilöstö- ja tietopalvelut. Laki hyvinvointialueiden perustamisesta tuli voimaan 1.7.2021. Hyvinvointialueen vastuulle siirtyvät 1.1.2023 kuntien ja sairaanhoitopiirin vastuulla olevat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut ja pelastustoimen palvelut. Oulunkaaren toiminnasta suurin osa siirtyy 1.1.2023 alkaen hyvinvointialueille.

 6.11.2020 omistajaohjauksen neuvottelukunta otti vuoden 2021 tavoitteisiin kuntapalvelutoimiston tulevaisuuden mallin hahmotuksen ilman sotea ja linjasi lisäksi toteuttamaan se ostopalveluna. Jäsenkunnille tuotettavien palvelujen järjestämistä on suunniteltu keväästä 2021. Asiantuntijapalvelu on ostettu Sofigate Oy:ltä.

 Omistajaohjauksen neuvottelukunta linjasi 14.1.2022, että käynnistetään neuvottelumenettely inhouse-yhtiöiden kanssa TaHe-palveluiden osalta Kuntien Hetapalvelut Oy, Monetra Oulu Oy ja Sarastia Oy sekä ICT-palvelujen osalta LapIt Oy ja Tiera Oy.

 Hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintojaan lainsäädännön mukaisesti, mikäli se tekee hankinnan hankintalaissa tarkoitetusta sidosyksiköltään, vaikka sopimus täyttäisikin hankintalain mukaiset hankintasopimuksen tunnusmerkit. Sidosyksikköhankinta on eräs merkittävimmistä soveltamisalapoikkeuksista hankintalainsäädännössä. Sidosyksikköhankinnasta käytetään myös usein nimitystä in-house hankinta.

 Oulunkaaren jäsenkunnat ovat kilpailuttaneet sidosyksikköhankinta (in-house) menettelyn mukaisesti talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut toukokuussa 2022.  Hankintaneuvotteluiden tavoitteena oli varmistaa parhaan mahdollisen palveluntuottajan valinta, läpinäkyvä ja kaikille tarjoajille tasapuolinen prosessi ja Oulunkaaren kuntien palvelutarpeiden huomioiminen. Neuvotteluissa käsiteltiin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelusisällöt, tietojärjestelmäratkaisut, palveluiden kehittäminen, siirtymävaiheen toteutus, kustannukset sekä henkilöstön asemaan liittyviä asioita. Neuvotteluiden jälkeen tarjouspyyntö Oulunkaareen kuntien Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinnasta kokonaispalveluna toimitettiin Kuntien Hetapalvelut Oy:lle, Monetra Oulu Oy:lle ja Sarastia Oy:lle. 

Siirtyvän henkilöstön työnantaja on Oulunkaaren kuntayhtymä. Kuntayhtymä on käynyt asiasta useita yhteistoimintaneuvotteluja Oulunkaaren henkilöstöedustajien kanssa.

Tarjouspyynnössä esitetyt tavoitteet palveluille:

Hankintaneuvotteluiden perusteella palveluiden toimittaminen on vaiheistettava siten, että vuoden 2023 alusta alkaen palveluntarjoaja tuottaa palvelut ns. as-is mallilla, eli nykyisillä Oulunkaaren kuntien käytössä olevilla tietojärjestelmillä, niihin liittyvillä integraatioilla sekä muilla liikkeenluovutuksen mukaisilla ehdoilla. Myöhemmässä vaiheessa vuoden 2023 jälkeen, Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tulee toimittaa ns. kokonaispalveluna eli palvelun tulee sisältää tarvittavat järjestelmät, niihin liittyvät integraatiot ja keskeiset työtehtävät. Tärkeänä pidetään myös tarjottavien palveluiden riittävän tarkkaa kuvaamista vastuiden ja tehtävien osalta niin, että tarjouksesta selviää yksiselitteisesti, mitkä tehtävät tulevat kuntien vastuille ja mistä tehtävistä tarjoaja vastaa. Palveluissa tulee hyödyntää tehokkaasti moderneja teknologioita ja prosesseja, joilla taataan palvelun korkea laatu ja kustannustehokkuus. Teknologiaratkaisujen ja rajapintojen tulee pohjautua mahdollisimman pitkälti yleisesti käytössä oleviin teknologioihin ja rajapintoihin.

Tavoitetilassa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tulee tehostaa ja tukea:

. kuntien taloudenohjauksen automatisointia,

. mahdollistaa kunnan johtamisen tietojohtamisen avulla,

. tuottaa reaaliaikaista talouden- ja toiminnan tietoa päätöksentekoa varten,

. tuottaa reaaliaikaista talouden- ja toiminnan tietoa kunnan toimintojen kehittämistä varten,

. kuntien henkilöstö- ja palkkahallinnon käsittelyn automatisointia,

. tuottaa reaaliaikaista henkilöstötietoa päätöksentekoa varten,

. tuottaa reaaliaikaista henkilöstötietoa kunnan toimintojen kehittämistä varten

Tarjousten vertailussa painotetaan laatua 40 % ja hintaa 60 %. Laadullinen vertailu koostuu kuudesta kohdasta:

. Palvelutasojen - ja laadun mittaus

. Asiakkuuden hoitomalli, asiakaspalveluiden laatu ja asiakastyytyväisyyden mittaaminen

. Yhteistoimintamalli

. Kehitystiekartta

. Käyttöönottoprojektin suunnitelma ja laatu

. Palvelutuotannon toimintamallin joustavuus ja palvelutuotannon henkilöstön osaamisen ja palvelutoiminnan varmistaminen

Vertailuhinta on kokonaishinta, joka muodostui palvelun hinnasta (48 kk) ja käyttöönottoprojektihinnasta.

TaHe-palvelujen tarjousten määräaikaan 11.5.2022 mennessä, tarjouksen jättivät Monetra Oulu Oy ja Sarastia Oy. Asiantuntijana kilpailuttamisessa on ollut Sofigate Oy. TAHE- ohjausryhmänä on toiminut kuntien hallintojohtoa, kuntien nimeämät jäsenet ja Oulunkaaren kuntapalvelutoimiston TaHe-esihenkilöt. 

Tarjousvertailun perusteella eniten pisteitä sai Monetra Oulu Oy:n tarjous. Monetra Oulu Oy:n tarjous todettiin laatuvertailussa ja 48 kuukauden elinkaarihinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi.

Vaalan kunta omistaa yhden (1) Monetra Oulu Oy:n osakkeen.

Esittelijä Kunnanjohtaja Raiskila Miira

 Kunnanjohtaja:

 Kunnanhallitus päättää ja esittää edelleen kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi, että

 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut hankitaan 1.1.2023 alkaen Monetra Oulu Oy:ltä

 2. Monetra Oulu Oy:n kanssa solmitaan tarvittavat sopimukset talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamisesta.

 3. Valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan ja hyväksymään tarvittavat sopimukset

 4. Valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan tarvittavat sopimukset nykyisten Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäpalveluiden toimittajien kanssa sekä käynnistämään siirtoprojektin Monetra Oulu Oy:lle.

 5. todeta, että Oulunkaaren kuntayhtymässä käydään asianmukaiset yhteistoimintaneuvottelut siirtyvän henkilöstön liikkeen luovutuksesta ennen sopimusten allekirjoittamista.             

 Päätös: Hyväksyttiin

 ______

Kvalt 22.06.2022 § 76  

109/00.04.02/2022

Valmistelija Hallintojohtaja Ari Niskanen, 0400 855 924, ari.niskanen@vaala.fi

 Kunnanjohtaja Miira Raiskila, 0400 855 920, miira.raiskila@vaala.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Raiskila Miira

 Kunnanhallitus:

 Kunnanvaltuusto päättää

 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut hankitaan 1.1.2023 alkaen Monetra Oulu Oy:ltä

 2. Monetra Oulu Oy:n kanssa solmitaan tarvittavat sopimukset talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamisesta.

 3. Valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan ja hyväksymään tarvittavat sopimukset

 4. Valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan tarvittavat sopimukset nykyisten Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäpalveluiden toimittajien kanssa sekä käynnistämään siirtoprojektin Monetra Oulu Oy:lle.

5. todeta, että Oulunkaaren kuntayhtymässä käydään asianmukaiset yhteistoimintaneuvottelut siirtyvän henkilöstön liikkeen luovutuksesta ennen sopimusten allekirjoittamista.             

 Päätös: Hyväksyttiin

 ______